Rio Grande do Sul define por quanto tempo documentos de linhas de ônibus, empresas e fretamento serão guardados e quais poderão ser eliminados

Publicado em: 15 de setembro de 2026

Novas regras do DAER abrangem processos de linhas regulares, grades horárias, autorizações provisórias, cadastro de empresas, vistorias anuais de ônibus, fretamento e rodoviárias; ordens de serviço de linhas e processos de estações terão preservação permanente

ADAMO BAZANI

O Governo do Rio Grande do Sul passou a estabelecer de forma detalhada por quanto tempo o DAER (Departamento Autônomo de Estradas de Rodagem) deve guardar documentos relacionados ao transporte intermunicipal de passageiros e o que poderá acontecer com eles depois desse período. Entram na relação processos de linhas regulares e de fretamento, horários, autorizações para operação, cadastro de empresas, documentos de ônibus e motoristas, vistorias anuais, relatórios de fiscalização e processos das estações rodoviárias.

A medida não extingue linhas, não cancela documentos agora e não muda horários, tarifas ou operações para os passageiros. Trata-se de uma regra de organização dos arquivos públicos. Um processo de linha regular, por exemplo, deverá ficar guardado durante todo o período em que a linha estiver vigente e por mais cinco anos depois, podendo então ser eliminado segundo os procedimentos oficiais. Já a ordem de serviço que formaliza a operação de uma linha será preservada permanentemente, assim como os processos das estações rodoviárias depois de cumpridos os prazos administrativos.

O que mudou

As regras fazem parte da Instrução Normativa SPGG nº 14/2026, publicada no Diário Oficial do Estado desta terça-feira, 15 de setembro de 2026.

O ato aprova o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-fim do DAER. Em linguagem mais simples, o Estado criou uma espécie de calendário para seus arquivos: cada tipo de documento passa a ter um prazo definido de conservação e uma destinação final.

Essa destinação pode ser de dois tipos principais.

O documento pode chegar ao fim dos períodos previstos e ser eliminado, respeitando os procedimentos legais, ou pode ser classificado como de guarda permanente, caso em que deverá continuar preservado como parte do acervo público.

A norma já está em vigor desde esta terça-feira.

“Eliminação” não quer dizer que o DAER poderá simplesmente jogar os documentos fora

Esse é um dos pontos mais importantes para compreender a mudança.

Quando a tabela escreve “eliminação”, isso não significa destruição imediata nem autorização para alguém apagar um arquivo assim que ele deixa de ser usado no dia a dia.

Existem duas etapas de guarda antes da destinação final.

O chamado prazo corrente é o período em que o documento ainda é utilizado com frequência pelo órgão, esteja ele em tramitação ou não. O prazo intermediário começa depois que o documento já cumpriu sua função principal, mas ainda precisa permanecer disponível por motivos administrativos, probatórios ou fiscais. Só depois do cumprimento desses períodos chega a destinação final estabelecida pela tabela.

A eliminação terá ainda de ser feita pelas unidades administrativas sob orientação, supervisão e acompanhamento do APERS (Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul) e obedecer às normas do Sistema de Arquivos do Estado.

Ou seja: não se trata de uma autorização genérica para apagar documentos antigos.

Entenda com um exemplo de uma linha de ônibus

Imagine uma linha intermunicipal que ligue duas cidades do Rio Grande do Sul.

Enquanto essa linha estiver oficialmente vigente, o processo administrativo correspondente precisa permanecer guardado.

Se a operação for encerrada, começa a etapa posterior prevista na tabela. No caso do processo da linha regular, o documento permanece por mais cinco anos.

Somente depois desse período ele terá como destinação prevista a eliminação, e mesmo assim deverá seguir todo o procedimento arquivístico do Estado.

A situação é diferente para a ordem de serviço da linha.

A ordem de serviço, que é um documento diretamente relacionado à autorização e às condições de operação, deve permanecer enquanto estiver vigente, depois ficar mais dez anos no período intermediário e, ao final, ser preservada permanentemente.

Assim, mesmo que partes do processo administrativo possam ter destinação final de eliminação, um documento essencial para registrar formalmente a existência e a operação daquela linha permanece no acervo público.

Veja os principais prazos para ônibus e transporte intermunicipal

Autorização provisória: cinco anos até a destinação final

Entre os documentos listados está a autorização provisória para transporte intermunicipal.

O próprio texto do Estado explica que se trata de uma autorização administrativa precária e temporária destinada a permitir transporte coletivo intermunicipal em linhas de interesse local, especialmente onde não há atendimento por linhas regulares.

Para esse documento, a tabela estabelece um ano na fase corrente e outros quatro anos na fase intermediária. Depois disso, a destinação prevista é a eliminação.

É diferente, portanto, do processo de uma linha regular, cujo primeiro período não tem um número predeterminado de anos: ele permanece enquanto a linha estiver vigente.

Grades de horários também poderão ser eliminadas depois do prazo

Outro documento de interesse direto dos passageiros é a chamada “licença de contrato”, identificada pelo DAER como a grade horária.

É, na prática, um dos registros administrativos ligados à programação do serviço.

A regra determina que a grade seja conservada enquanto estiver vigente e, depois, por mais cinco anos. A destinação prevista ao final é a eliminação.

Isso significa que uma grade atualmente válida não será eliminada.

O prazo de cinco anos corresponde à fase posterior à vigência.

Cadastro de empresas de fretamento terá o mesmo princípio

O cadastro e a certificação das empresas também entram na nova tabela.

A publicação cita especificamente o Recefitur, Registro Cadastral de Empresas Fretadoras e Turísticas Intermunicipais.

Enquanto o cadastro estiver vigente, os documentos ficam na fase corrente. Encerrada a vigência, devem ser mantidos durante outros cinco anos e, depois, têm como destinação a eliminação.

Já a licença de fretamento e turismo tem prazo corrente de um ano, período intermediário de cinco anos e destinação final de eliminação.

Documentos dos ônibus: alguns poderão ser eliminados seis anos depois

A tabela também trata separadamente da documentação dos veículos empregados nas operações fiscalizadas pelo DAER.

Para esse conjunto documental, o prazo é de um ano na fase corrente e mais cinco anos na intermediária, antes da possibilidade de eliminação.

A publicação descreve esse conjunto como podendo conter, entre outros documentos, identificação, procuração e imagens do veículo.

Já a documentação do condutor tem prazo menor: um ano na fase corrente e dois anos na intermediária. A relação mencionada pelo Estado inclui cópias de CNH ou documento de identificação, notificações de infração e CRLV, entre outros registros.

Vistoria anual dos ônibus deverá ficar mais dois anos depois da baixa do veículo

Um dos pontos mais diretamente ligados à segurança dos passageiros envolve os Laudos de Inspeção Técnica.

O Diário Oficial explica expressamente que esses laudos se referem à Vistoria Anual de Ônibus e são emitidos por organismos de inspeção acreditados pelo Inmetro.

Segundo a nova tabela, o documento permanece na fase corrente enquanto estiver vigente. A própria norma informa que esse período se encerra após a baixa do veículo.

A partir daí, o laudo deve ser conservado por mais dois anos. Depois, a destinação prevista é a eliminação.

Isso significa, por exemplo, que a simples retirada de um ônibus da frota não autoriza o descarte imediato do histórico de sua última inspeção.

Relatórios de blitz também ganham prazo determinado

As fiscalizações feitas nas estradas e nas rodoviárias também aparecem na tabela.

Relatórios de blitz realizadas em trechos rodoviários e relatórios de blitz em rodoviárias devem ser conservados enquanto estiverem vigentes e por mais quatro anos na fase intermediária.

Depois disso, a destinação prevista é a eliminação.

Para o passageiro, esses documentos podem ser relevantes porque registram ações de fiscalização realizadas sobre o transporte e sua operação.

Processo de fretamento turístico: um ano mais cinco

No fretamento turístico intermunicipal, o processo da linha terá prazo corrente de um ano e período intermediário de cinco anos.

Depois dos seis anos previstos nessas duas etapas, a tabela determina a eliminação como destinação final.

A norma faz referência à regulamentação estadual de 2024 para a prestação de transporte rodoviário coletivo intermunicipal sob regime de fretamento.

Rodoviárias recebem tratamento diferente: documentos principais serão permanentes

Para estações e agências rodoviárias, a política é mais conservadora.

O termo de autorização de prestação de serviços deverá permanecer guardado enquanto estiver vigente e por mais cinco anos. Depois desse período, não será eliminado: sua destinação será a guarda permanente.

O mesmo ocorrerá com o processo administrativo da estação rodoviária de transporte coletivo intermunicipal de passageiros. Ele permanece enquanto estiver vigente, passa por mais cinco anos de guarda intermediária e, depois, torna-se documento permanente.

Dessa maneira, o Estado preserva de forma definitiva documentos estruturais relacionados à existência e à autorização das rodoviárias.

Por que uma ordem de serviço fica para sempre, mas o processo de uma linha não?

É uma das diferenças que mais podem chamar atenção na nova tabela.

O processo completo de uma linha regular tem destinação final de eliminação depois do fim da operação e dos cinco anos adicionais de guarda.

Já a ordem de serviço dessa linha é classificada para preservação permanente.

Na prática, a lógica da tabela separa documentos de utilização administrativa temporária daqueles que o Estado considera necessário preservar definitivamente como registro da atividade pública.

A instrução normativa, entretanto, não apresenta no quadro uma justificativa individual para explicar por que cada documento recebeu uma destinação diferente. Portanto, não seria correto atribuir ao Governo uma razão específica além daquela estabelecida pela própria classificação arquivística.

Documentos da pandemia terão proteção especial

Há ainda uma exceção importante que pode alcançar documentos do transporte.

A norma determina guarda permanente para documentos produzidos ou acumulados entre 1º de janeiro de 2020 e 30 de julho de 2023, por causa do contexto da pandemia de Covid-19.

Também são considerados permanentes os documentos produzidos ou acumulados até 31 de dezembro de 1958.

Isso significa que o simples fato de uma categoria aparecer na tabela com destinação final “eliminação” não autoriza apagar documentos enquadrados nesses cortes cronológicos protegidos.

É um detalhe particularmente relevante para o transporte, já que o período da pandemia teve alterações profundas de demanda, horários, operações e prestação dos serviços.

Digitalizar não significa poder eliminar o original imediatamente

Outro ponto esclarecido expressamente pelo Governo do Rio Grande do Sul é que transformar um documento em arquivo digital não elimina automaticamente a obrigação de preservar o original físico.

A regra determina que documentos físicos ainda no período de guarda intermediária não podem ser descartados antes do prazo apenas porque foram digitalizados, salvo quando a digitalização atender aos requisitos técnicos previstos na legislação.

E, quando um documento é classificado como de guarda permanente, nem mesmo a microfilmagem, digitalização ou outra forma de reprodução autoriza sua eliminação.

Quando começa a contar o prazo

A norma também evita uma dúvida prática importante: os prazos não começam necessariamente no dia em que a regra foi publicada.

Para um documento avulso, a contagem considera a data em que ele foi produzido.

Para um processo administrativo, considera-se a data do arquivamento.

No caso de um dossiê, vale a data do documento mais recente.

Além disso, se houver interrupção ou suspensão de um prazo de prescrição, o período de guarda também deverá ser ampliado.

O que muda para o passageiro

Para quem usa ônibus intermunicipal, não há mudança imediata na viagem.

Nenhuma linha deixa de existir por causa da instrução normativa, nenhum horário é alterado e nenhuma empresa recebe ou perde autorização automaticamente.

O impacto é administrativo, mas pode ser importante ao longo do tempo porque esses arquivos documentam como determinada linha foi autorizada, quais horários foram aprovados, quem estava habilitado a operar, quais veículos foram vistoriados e quais fiscalizações foram realizadas.

Ao mesmo tempo, a tabela define que parte desse material não será preservada para sempre.

Por isso, a nova regra também estabelece quais documentos serão mantidos como memória permanente do sistema, entre eles ordens de serviço das linhas, termos de autorização e processos de estações rodoviárias.

A partir desta terça-feira, o DAER passa a ter formalmente definidos os períodos de guarda e a destinação desses registros, tanto para documentos físicos quanto para os que nasceram ou foram convertidos para o meio digital.

Adamo Bazani, jornalista especializado em transportes